আজকে আপনাদেরকে "Conditional Formatting" সম্পর্কে ধারনা দেয়ার চেষ্টা করব। দেখুন A কলাম এ আছে 1-20 পর্যন্ত । 1-4 পর্যন্ত Light Green Color আর 10-20 পর্যন্ত Light Red Color। আমি এখানে Conditional Formatting দিয়ে রেখেছি তাই 5 থেকে নিচের দিকে যত ভ্যালু থাকবে তা আপনা আপনি Light Green Colour হয়ে যাবে। আর 10 এর উপরেরর দিকেল ভ্যালু থাকেলে তা আপনা আপনি Light Red Color হয়ে যাবে।

এজন্য আপনাকে যা করতে হবে- প্রথমে "A" কলাম টি সিলেক্ট করুন, এরপর Home বাটনে ক্লিক করে Styles গ্রুপ থেকে Conditional Formatting সিলেক্ট করুন। এরপর Highlight Cells Rules সিলেক্ট করুন এরপর Less than সিলেক্ট করুন। Format cell that are less than Box এ 5 টাইপ করুন। আর With Box থেকে Green Color সিলেক্ট করুন । এবার দেখুন 5 এর নিচে কোন ভ্যালু টাইপ করলে আপনা আপনি Green Color ধারন করছে।

10 এর উপরে ভ্যালু টাইপ করলে আপনা আপনি Red Color করার জন্য Styles গ্রুপ থেকে Conditional Formatting সিলেক্ট করুন। এরপর Highlight Cells Rules সিলেক্ট করুন এরপর Greater Than সিলেক্ট করুন। Format cells that are greater than box এ 10 টাইপ করুন আর With Box থেকে Red Color সিলেক্ট করুন। আর "E" কলাম এ দেখুন বিভিন্ন সংখ্যা আছে এবং এই বিভিন্ন সংখ্যাগুলো Blue Color দিয়ে ছোট এবং বড় এই অনুপাতে কম বা বেশী দেখাচ্ছে। আমি এখানেও Conditional Formatting দিয়ে রেখেছি।

এজন্য আপনাকে যা করতে হবে- প্রথমে "E" কলাম টি সিলেক্ট করুন এরপর Home বাটনে ক্লিক করে Styles গ্রুপ থেকে Conditional Formatting সিলেক্ট করুন। এরপর "Data Bars" সিলেক্ট করুন এবং যে কোন একটি কালার নির্বাচন করুন। এবার আসুন "J" কলাম । এখানে দুইটা শব্দ থাকবে হয়, WIP না হয় Completed । আপনি চাচ্ছেন WIP টাইপ করলে আপনা আপনি Light Red Color আর Completed টাইপ করলে আপনা আপনি Light Green Color হয়ে যাবে।

এজন্য আপনাকে কলামের উপর ক্লিক করে পুরা কলাম সিলেক্ট করতে হবে। অথবা আপনি চাইলে আপনার ইচ্ছামত নির্দিষ্ট অংশ ও সিলেক্ট করতে পারেন। এর পর Home বাটনে ক্লিক করে Styles গ্রুপ থেকে Conditional Formatting সিলেক্ট করুন। এরপর Highlight Cells Rules সিলেক্ট করুন এর পর Text That Contains সিলেক্ট করুন। Format cells that contain text box এ WIP টাইপ করুন এবং With থেকে Light red fill with dark red text option টি সিলেক্ট করুন।

একই পদ্ধতিতে Completed এর জন্য ফলো করুন। শুধু কালার সিলেকশনের বেলাই Green কালার সিলেক্ট করুন। এখন "J" কলাম এর যে কোন সেল এ WIP অথবা Completed টাইপ করলে আপনা আপনি Red অথবা Green কালার ধারন করবে। এভাবে আপনি আপনার ইচ্ছামত Conditional Formatting দিতে পারেন। Tips: In MS Word, to select a word, just click twice and to select a whole line click thrice. ।