আজকে আপনাদেরকে শিখাবো কিভাবে খুব সহজেই ডাটা ফিল করা যায় এবং কিছু পেস্ট স্পেশাল এর আইটেম। ৩ এবং ৪ নাম্বার Row লক্ষ করুন 1 and 2 select করা আছে। ২ এর নিচে কার্সর নিয়ে গেলে দেখতে পাবেন কার্স কালো একটা প্লাস চিন্হ ধারন করেছে ওই জায়গাটায় মাউস পয়েন্টার চেপে ধরে নিচের দিকে টানতে থাকুন দেখবেন ক্রমান্বয়ে ৩,৪,৫,৬,৭,৮,৯,১০,১১,১২ ক্রম তৈরি হবে। এভাবে ১২ পর্যন্ত তৈরি করুন। আমি জানি এই নিয়মটা অনেকেই জানেন কিন্তু এখন যে নিয়মটা বলব হলপ করে বলতে পারি তা অনেকেই জানেননা।

এবার Salary Sheet (2) তে লক্ষ করুন। শুধু January and February লিখুন। এবার আগের মতো মাউস পয়েন্টার কালো প্লাস চিন্হ ধারন করা পর্যন্ত অপেক্ষা করুন এবার আর ড্রাগ না করে জাস্ট ডাবল ক্লিক করুন। দেখবেন অটোমেটিক 12 তে ডিসেম্বর পর্যন্ত ডাটা ফিল হয়ে গিয়েছে। এতক্ষন যা করলেন তাকে বলে অটো ফিল।

মজার ব্যাপার হলো আমরা প্রায়ই ড্রাগ করে ডাটা ফিল করি, একবার লক্ষ করুন যদি নিচের দিকে আপনার ডাটা চল্লিশ হাজার পর্যন্ত থাকে তাহলে ড্রাগ করে ফিল করতে আপনার কতক্ষন লাগবে। এই অটোমেটিক ফিল টা কাজ করবে আপনার ডকুমেন্ট এ যতটুকু পর্যন্ত ডাটা আছে। মাঝখানে একটা সেল এ ডাটা না থাকলে কাজ করবে না। অর্থ্যাৎ কন্টিনিউ বামপাশে যতটুকু পর্যন্ত নিচের দিকে ডাটা আছে ততটুকু পযর্ন্ত কাজ করবে। এবার আসুন কিছু ফরম্যাটইং এর কাজ শিখি এই টিউটোরিয়াল থেকেই।

Salary Sheet লিখাটা মাঝখানে থাকার জন্য আপনাকে যা করতে হবে। প্রথমে A1থেকে E1 Cell Select করুন এর পর মাউসের Right Click করে Format Cell Click করে Merge Cell এ টিক মার্ক দিন এর Text Alignment এ Horizontal Drop Down Arrow Key তে Click করে Center Chose Ok করুন। কোন সময় মার্জ করা সেল সমূহ আনমার্জ করতে হলে মার্জকৃত সেল সমূহ সিলেক্ট করে মার্জ সেল থেকে টিক মার্ক টি উঠিয়ে দিন। এই কাজ টি খুব সহজেই টুলবার থেকে করা যায়। এজন্য যে সেলগুলোকে মার্জ করবেন সেগুলো সিলেক্ট করে টলবার থেকে মার্জ এন্ড সেন্টার খুজে নিয়ে ক্লিক করুন দেখবেন মার্জ এন্ড সেন্টার খুব সহজেই হয়ে গিয়েছে।

এরপর বিভিন্ন কলামের হেডিং গুলো সিলেক্ট করে টুলবার থেকে খুজে বের করে সেন্টার করেন নিন। বোল্ড করার জন্য Ctfl+B কিংবা ফরম্যাটিং টুলবার থেকে B তে ক্লিক করতে পারেন। এবার টুলবার থেকে ফিল কালার খুঁজে বের করে Pale Blue কালার টি সিলেক্ট করুন। এবার লক্ষ্য করুন প্রতিটি কলামের হেডিং এ যে লিখাগুলো আছে সেগুলো তে ফরম্যাটিং এর যে কাজগুলো করা হয়েছে তা হলো বোল্ড,সেন্টার এবং ফিল কালার। এখন আপনি চাচ্ছেন Total সেলটিতে একই ফরম্যাটিং এপ্লাই হবে।

এজন্য আপনাকে কষ্ট করে সবগুলো ফরম্যাটিং আলাদাভাবে খুজে খুজে এপ্লাই করতে হবে না। এজন্য জাস্ট যে কোন একটি কলামের হেডিং কপি করুন। যেমন Name Heading টি কপি করে Total সেল এর উপর Right Click করে Paste Special এ Click করে Format Select করে Ok করুন। দেখবেন শুধু ফরম্যাটিং এর কাজগুলোই এপ্লাই হয়েছে। Yearly Salary বের করার জন্য Yearly Salary এর প্রথম Cell এ এই সুত্র টি দিন =D3*12 দিয়ে এন্টার দিন।

D3 টাইপ না করে Manually ও দিতে পারেন, এজন্য =দিয়ে মাউস কিংবা কিবোর্ডের এরো কি দিয়ে আপনার নির্দিষ্ট সেল টি দেখিয়ে দিয়ে গুন চিহ্ন দিয়ে 12 লিখে Enter দিন। দেখবেন রেজাল্ট চলে আসবে। এরপর প্রাপ্ত রেজাল্ট এর ঘরে কালো প্লাস চিহ্ন আসার পর ডাবল ক্লিক করুন। বাকী রেজাল্ট গুলো সাথে সাথেই চলে আসবে ইভেন নিচের দিকে হাজারটা থাকলেও। এরপর Total এর ডান পাশের সেল এ কার্সর রেখে এই সূত্র টি দিন =sum() ব্রাকেটের মধ্যে 1000 থেকে 12000 পর্যন্ত সেলগুলো মাউস দিয়ে সিলেক্ট করে দিন এরপর এন্টার দিন।

রেজাল্ট চলে আসবে। (মনে রাখবেন এক্সেলে কোন ফর্মূলা দেয়ার সময় অবশ্যই = চিহ্নটি দিতে হবে) এছাড়াও টোটাল এর ডান পাশে কার্সর রেখে টুলবার থেকে অটোসাম খুজে বের করে এন্টার দিন খুব সহজেই রেজাল্ট বের হয়ে যাবে। এবার আসুন যে রেজাল্ট টা আসল সেটা কপি করে অন্য যেকোন একটা সেল এ পেস্ট করুন। দেখবেন রেজাল্ট আসবে ০ । কারন আপনি যদিও ফিগারটা কপি করেছেন আসলে আপনি কিন্তু কপি করেছেন ফর্মুলা সে জন্য রেজাল্ট ০ আসছে।

কিন্তু কাজের প্রয়োজনে আমাদের এই ফিগারটা কপি পেস্ট করা প্রয়োজন হতে পারে। এজন্য টোটাল এর ফিগারটা কপি করে যে কোন একটি সেল এর রাইট ক্লিক করে পেস্ট স্পেশাল এ গিয়ে Values এ ক্লিক করুন। আজকে এটুকুই আপনাদের মতামত জানাবেন তাহলে উৎসাহ পাবে।  ।